Organizacja konferencji firmowej to wieloaspektowe zadanie, przy którym nie można pominąć żadnej istotnej kwestii. Warto wziąć pod uwagę zwłaszcza 5 kluczowych rzeczy, które sprawiają, że cała procedura przebiega bez większych zakłóceń.
Wybór odpowiedniego miejsca na konferencję
Wyboru sali konferencyjnej warto dokonać z wyprzedzeniem – czasami miejsce trzeba zarezerwować nawet kilka miesięcy wcześniej. Jednocześnie dobrze postawić na lokalizację, w której goście poczują się komfortowo. Sale konferencyjne w Pszczynie przygotowane są na przyjęcie zarówno większej, jak i mniejszej liczby uczestników, co również warto mieć na uwadze. Obiekt powinien dysponować różnego typu udogodnieniami, na przykład umożliwiając dostęp do specjalistycznego sprzętu.
Opracowanie programu
Każda konferencja firmowa powinna mieć dobrze opracowany program, który pozwoli usystematyzować całe wydarzenie. Z jednej strony napięty grafik nie sprzyja skupieniu, okazuje się też bardzo wyczerpujący dla uczestników, z drugiej strony przerwy pomiędzy poszczególnymi sesjami nie powinny być zbyt długie. Warto pamiętać też o panelach dyskusyjnych, pozwalających na swobodną wymianę zdań i wiadomości.
Zaproszenie gości z odpowiednim wyprzedzeniem
Jeśli zależy nam na tym, aby na konferencji pojawiły się autorytety w danej dziedzinie, wyślijmy zaproszenie nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, jednocześnie prosząc o potwierdzenie przybycia. Dopiero dysponując listą gości, w tym gości specjalnych, można przejść do układania harmonogramu całego spotkania.
Wybór menu
W dobrym tonie jest poczęstować gości zimnymi przekąskami, napojami, a także obiadem. Warto z wyprzedzeniem wybrać menu na konferencję, uwzględniając także specyficzne potrzeby żywieniowe, jakie mają wybrani uczestnicy spotkania. Organizując konferencję w restauracji czy w hotelu, nie musimy martwić się o kwestie związane z cateringiem, gdyż wyżywienie zostanie zapewnione na miejscu.
Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za organizację konferencji
Konferencja firmowa powinna być organizowana przez konkretną osobę, która przejmie odpowiedzialność za wykonanie poszczególnych zadań. Ze względu na to, że w pewnych przypadkach organizacja konferencji firmowej to ogromne przedsięwzięcie, niektóre czynności można oddelegować innym pracownikom. Niemniej jednak warto wyznaczyć terminy ich realizacji oraz wskazać osobę, która będzie nadzorować wszelkie procedury. Pozwoli to uniknąć przerzucania odpowiedzialności i ryzyka niedopełnienia pewnych obowiązków.
