Każda transakcja zawarta między kontrahentami musi być udokumentowana. Najczęściej dowodem sprzedaży jest faktura VAT, która zawiera wszelkie niezbędne informacje na temat obu stron umowy. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca jest jedynie pośrednikiem, a faktycznym nabywcą towarów lub usług jest osoba trzecia. W takiej sytuacji często korzysta się z usług refakturowania kosztów zakupu i usług.
Czym jest refakturowanie kosztów?
Refakturowanie kosztów to nic innego jak działanie mające na celu przeniesienie obowiązku zapłaty za wykonaną usługę lub sprzedany towar na przedsiębiorcę, w którego imieniu działa kupujący. Najprościej rzecz ujmując – refakturowanie to inaczej odsprzedaż usług.
Bardzo często można spotkać się z pojęciem refakturowania mediów. Dotyczy to sytuacji, w której koszty z tytułu pobierania np. energii elektrycznej są przeniesione z właściciela budynku na jego najemcę, co znacząco upraszcza procedurę regulowania rachunków dla obu stron umowy.
Warto zaznaczyć, że pośrednik w transakcji nie może nałożyć na ostatecznego odbiorcę faktury VAT marży, ponieważ kwota na obu dokumentach musi być taka sama. Więcej informacji na ten temat można znaleźć m.in. na https://pragmago.pl/porada/refakturowanie-kosztow-zakupu-towarow-i-uslug/.
Refakturowanie a podatek VAT
Jedną z największych wątpliwości w refakturowaniu wzbudza sposób naliczania podatku VAT. Wynika to z faktu, że pojęcie refakturowania kosztów nie występuje w prawie podatkowym, a co za tym idzie, nie jest czynność regulowana przez żadną ustawę. To z kolei przekłada się na niepewność, kiedy dokładnie w grę wchodzi powstanie obowiązku podatkowego.
Najczęściej za datę wiążącą przyjmuje się moment, w którym usługa została wykonana lub towar został dostarczony. Przepisy podatkowe pozostawiają jednak dość duże pole dla indywidualnej interpretacji, dlatego też w niektórych przypadkach obowiązek podatkowy wchodzi w życie wraz z wystawieniem faktury VAT.
Refaktura – jakie dane powinna zawierać?
Refaktura VAT może, ale nie musi być wierną kopią oryginału. Musi zawierać jednak kilka elementów wymaganych w przypadku zwykłej faktury VAT, bez których jej prawidłowe zaksięgowanie jest niemożliwe. W praktyce mowa o takich danych jak m.in. NIP nabywcy i sprzedawcy, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, datę wystawienia dokumentu, wartość sprzedaży wyrażona w netto, brutto i VAT, nazwę usługi będącej przedmiotem transakcji etc.
